Динамичное развитие компании во многом зависит от грамотного планирования и учета внутренних издержек. В условиях растущей конкуренции оптимизация затрат становится для многих компаний важнейшим вопросом.
Один из эффективных путей снижения офисных расходов предлагает компания «Марк», берущая офисную печатную технику на аутсорсинг.
«Эта новая для российского рынка услуга позволяет экономить до 30% бюджета, выделяемого на печатные работы, — рассказывает Вадим Оронов, генеральный директор компании «Марк», имеющей семилетний опыт работы на рынке аутсорсинга. В отличие от российских компаний, привыкших приобретать офисную печатную технику в собственность, многие западные фирмы переходят на аутсорсинг печатных работ».
Предлагаемая услуга позволяет компании отказаться от затрат на приобретение техники, снижает текущие эксплуатационные затраты на расходные материалы, бумагу и сервис. Компания «Марк» принимает на себя все риски, связанные с эксплуатацией печатного оборудования, вплоть до замены в случае невозможности оперативного ремонта.
Вадим Оронов говорит: «Компания получает возможность заниматься непосредственно своим бизнесом и не отвлекаться на офисную поддержку. Мы отвечаем за качество печати и бесперебойную работу оборудования». При этом дополнительно оплачивать каждый приезд технического консультанта или стоимость очередной упаковки бумаги не требуется. Все услуги уже включены в стоимость печатного листа.
По данным аналитической компании Gartner, затраты на печать составляют около 1-3% бюджета предприятия. Офисная печать относится к тем видам корпоративных расходов, которые сложно отслеживать; при этом в большинстве предприятий эти расходы могут быть снижены. О стратегической важности систем печати для ИТ говорят и другие цифры: 55% сетевого трафика и 40-60% звонков в службу технической поддержки предприятия связаны именно с работой принтеров и копировальных аппаратов. Между тем многие предприятия, оптимизируя свою ИТ-инфраструктуру и методы управления ею, забывают о проблеме печати. Они не знают точно, сколько устройств вывода у них установлено, не используют средства удаленного администрирования для устранения неполадок, в большинстве случаев не учитывают на постоянной основе стоимость сделанных распечаток и величину косвенных ИТ-расходов, связанных с печатью (установка, управление, работа службы поддержки).
Мы предлагаем своим клиентам при переходе на аутсорсинг использование офисной печатной техники на условиях аренды. При этом оплата производится ежемесячно в зависимости от количества напечатанных страниц или фиксированная за единицу оборудования. Наша компания полностью берёт на себя обеспечение офисной печатной техникой, бумагой, расходными материалами, а также сервисное обслуживание. По мере выработки ресурса оборудования клиента мы производим замену отработавшей техники на свою.
В продвижении услуг аутсорсинга фирма «Марк» намерена сконцентрироваться на среднем и крупном бизнесе, поскольку из-за больших объемов печати именно здесь имеет смысл сокращать издержки таким способом. Ведь, несмотря на то, что доля электронных документов в деловом общении продолжает расти, количество информации, выводимой на бумажные носители, не только не снижается, но продолжает увеличиваться. В противном случае рассматриваемая проблема со временем разрешилась бы сама собой. Этим и продиктована озабоченность руководства многих предприятий вопросом издержек печати: поскольку, если не начать управлять ими, то они продолжат своё бесконтрольное увеличение и в дальнейшем.
Представленная услуга позволяет организациям экономить десятки, а иногда и сотни тысяч долларов в год в зависимости от объема печати, оценить который можно, проведя консалтинговое исследование. Вадим Оронов убежден, что в ближайшем будущем многие компании, оптимизируя свой бизнес, перейдут на аутсорсинг офисной печати в офисе.